Le registre UBO (ou Ultimate Beneficial Owners Register) a été introduit par une loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de lutilisation des espèces. Son entrée en vigueur a été pour le moins compliquée et cette année encore, les dispositions relatives au registre UBO ont une fois de plus été modifiées.
La loi du 18 septembre 2017 est la transposition dune directive européenne sur le blanchiment : la quatrième directive anti-blanchiment. Cette directive oblige les États membres à prendre des mesures pour que :
les sociétés et autres entités juridiques constituées sur leur territoire recueillent et conservent des informations suffisantes, exactes et actuelles sur leurs bénéficiaires effectifs ; et
les informations sur les bénéficiaires effectifs de ces entités soient conservées dans un registre central afin de faciliter laccès à ces informations suffisantes, exactes et actuelles.
En exécution de cette directive, la loi oblige les sociétés, les ASBL (internationales) et les fondations à recueillir et conserver des informations sur leurs bénéficiaires effectifs. Les administrateurs doivent envoyer ces informations au registre UBO dans le mois.
La définition des bénéficiaires effectifs dépend de la nature de lentité juridique. Dans une société, les bénéficiaires effectifs sont :
tout dabord, les personnes physiques qui possèdent directement ou indirectement un pourcentage suffisant de droits de vote ou une participation suffisante dans le capital de la société, y compris au moyen dactions au porteur. La possession de plus de 25 % des actions ou du capital de la société est un indice de pourcentage suffisant de droits de vote ou de participation directe suffisante ; et
ensuite, les personnes physiques qui exercent le contrôle de la société par dautres moyens. Par exemple, via un pacte dactionnaires ;
enfin, si aucune des personnes visées ci-dessus na pu être identifiée : les personnes physiques qui occupent la position de dirigeant principal.
La loi du 18 septembre 2017 dispose que les infractions à lobligation dinformation concernant les bénéficiaires effectifs sont passibles damendes administratives. Ces amendes peuvent aller de 250 à 50 000 euros et peuvent sappliquer non seulement aux administrateurs, mais aussi aux membres du comité de direction ou, en labsence dun comité de direction, aux membres qui participent à la direction effective.
Une amende nest généralement infligée quaprès que lintéressé a reçu un rappel ou une notification de constatation dune infraction. Dans la pratique, une première constatation dune possible infraction ne donnera donc pas lieu à une amende. Il est alors encore possible de compléter lobligation légale dinformation et déviter une amende ou dexposer les arguments pour lesquels cette obligation na pas été respectée. Peut-être y a-t-il eu une erreur.
Le redevable dinformation peut également invoquer son droit à être entendu ou convoqué. Jusquil y a peu, le délai dans lequel il devait le faire nétait pas défini. Il a récemment été précisé quil devait le faire dans le mois : lintéressé dispose dun délai de trente jours après réception de la notification quune amende administrative peut être infligée pour demander à être entendu ou convoqué.
Comme cétait déjà le cas auparavant, ladministration préfère « entendre » le redevable dinformation par e-mail et donc par écrit, par voie électronique , mais le redevable dinformation peut toujours demander à être entendu oralement.