En principe, les frais engagés à la demande ou au profit de lemployeur sont remboursés au travailleur. Les montants remboursés constituent des frais propres à lemployeur. Ils ne sont pas imposables dans le chef du travailleur et sont normalement déductibles pour lemployeur. Le travailleur doit en principe prouver la réalité et le montant de la dépense. Quelques exceptions sont toutefois prévues, comme cest le cas pour les frais de séjour.
Als een werknemer kosten voorschiet voor zijn werkgever, dan zal de fiscus de terugbetaling ervan niet beschouwen als een vorm van loon. De werkgever die dergelijke kosten terug betaalt, moet in staat zijn om aan te tonen dat de vergoeding kosten betreft die eigen zijn aan hem als werkgever en dat die kosten ook echt werden gedragen: de werknemer moet een betalingsbewijs voorleggen aan de werkgever.
Si lemployeur rembourse des frais qui nont pas été déboursés ou si le montant remboursé est supérieur à la dépense réellement engagée, lindemnité est considérée comme faisant partie de la rémunération et est soumise à limpôt.
Afin déviter que ladministration de la preuve nentraîne une surcharge administrative, des forfaits sont dapplication tant en matière fiscale quen matière de sécurité sociale. Le forfait présente lavantage de ne plus devoir prouver que lindemnité correspond à la dépense.Il existe de nombreux exemples dindemnités forfaitaires. Cest le cas des indemnités pour frais de car-wash, parking et péage, frais générés par un bureau à domicile, frais de représentation... Ces indemnités font généralement lobjet de rulings.
Dautres indemnités, comme lindemnité pour frais de séjour, sont communiquées par le fisc via une circulaire.
Mi-septembre, ladministration fiscale a publié une circulaire adaptant les forfaits applicables pour les frais de séjour à partir du 1er septembre 2022. Ladaptation précédente date du 1er juin 2022.
Les nouveaux montants sont dapplication depuis le 1er septembre 2022 :
indemnité forfaitaire journalière (également connue sous le nom de « frais de repas ») : 19,22 euros par jour (contre 18,84 euros par jour au 1er juin 2022) ;
indemnité forfaitaire mensuelle (maximum seize fois) : 19,22 euros par jour (contre 18,84 euros par jour au 1er juin 2022) ; et
indemnité journalière complémentaire pour frais de logement (« frais dhôtel ») : 144,16 euros par nuit (contre 141,33 euros par nuit au 1er juin 2022).
Attention : les forfaits, tels quils sont fixés par le fisc, sont indépendants des forfaits applicables en matière de sécurité sociale. Ladministration de lONSS ne considère pas les indemnités couvrant les frais de séjour susmentionnés comme une rémunération si elles nexcèdent pas :
10 euros par jour pour les frais de route (pour absence de commodités) ;
7 euros par jour pour les frais de repas ; et
35 euros par jour si le membre du personnel doit séjourner sur place.
Ces montants navaient plus été adaptés depuis un certain temps. Par ailleurs, ces forfaits ne sappliquent quau personnel non sédentaire.