Si un administrateur de société a un intérêt patrimonial opposé à celui de la société, il doit le déclarer correctement et en temps utile. Comment doit-il procéder ?
Le terme « conflit dintérêts » en droit des sociétés renvoie à la situation où un membre de lorgane dadministration dune société a un intérêt direct ou indirect de nature patrimoniale qui est opposé à lintérêt de la société. Le Code des sociétés et des associations (CSA) contient des règles explicites concernant ce quil y a lieu de faire dans ce cas précis.
Lorsquun ou plusieurs administrateurs ont un conflit dintérêts, la décision pour la société doit être prise par les autres administrateurs qui ne sont pas en situation de conflit dintérêts. Si lorgane dadministration est un organe collégial, ladministrateur qui est en situation de conflit dintérêts ne peut pas participer aux délibérations ni à la prise de décisions. Ladministrateur concerné doit lui-même informer lorgane dadministration, et ce avant quil prenne une décision. Sa déclaration et ses explications sur la nature de cet intérêt opposé doivent figurer dans le procès-verbal de la réunion de lorgane dadministration.
Lorsque tous les administrateurs ont un conflit dintérêts, la décision doit être prise par lassemblée générale.
Lorsquil ny a quun administrateur, il doit également soumettre la décision à lassemblée générale.
Lorsque ladministrateur et lactionnaire sont une seule et même personne, cette personne est autorisée à prendre la décision.
Il existe toutefois quelques exceptions à ces règles, comme pour les opérations entre entreprises liées ou pour les opérations habituelles conclues aux conditions au marché.
Lorsquun conflit dintérêts se produit, la partie autorisée à prendre la décision cest-à-dire les administrateurs qui ne se trouvent pas en situation de conflit dintérêts, lassemblée générale ou ladministrateur lui-même doit établir un rapport sur la nature de la décision ou opération. Cela se fait via le procès-verbal de lassemblée ou via un rapport spécial.
Le rapport doit également contenir les conséquences patrimoniales de la décision ou opération ainsi quune justification de la décision prise.
Sil sagit dune situation où ladministrateur unique est également lactionnaire unique, le rapport doit en outre contenir le contrat conclu entre ladministrateur et la société.
La partie concernée du procès-verbal ou le rapport spécial doit en principe figurer dans son intégralité dans le rapport de gestion, mais il suffit de faire mention du conflit dintérêts dans le rapport de gestion et de renvoyer au procès-verbal ou au rapport spécial qui est alors joint dans son intégralité en annexe.
Les petites sociétés qui ne sont pas obligées de reprendre un rapport de gestion dans leurs comptes annuels doivent établir une pièce distincte qui est déposée en même temps que les comptes annuels. Cette pièce contient également le texte intégral du procès-verbal ou du rapport spécial.
Si la société a nommé un commissaire, le procès-verbal doit lui être communiqué et il doit évaluer dans une section séparée les conséquences patrimoniales pour la société des décisions de lorgane dadministration ou de lassemblée générale.
Le rapport de gestion est le document dans lequel lorgane dadministration rend compte de sa politique. Il contient :
un exposé fidèle sur lévolution et les résultats des activités et sur la situation de la société ;
une description des principaux risques et incertitudes auxquels la société est confrontée ;
des indications sur les circonstances susceptibles davoir une influence notable sur le développement de la société, pour autant quelles ne soient pas de nature à porter gravement préjudice à la société ;
des indications relatives aux activités en matière de recherche et de développement ;
etc.
Le rapport de gestion doit également contenir des données sur les événements importants survenus après la clôture de lexercice. Si un conflit dintérêts se produit entre la date de clôture de lexercice et la date de lassemblée générale, ce conflit dintérêts doit être mentionné dans les premiers comptes annuels suivants. Il ne faut donc pas attendre jusquà létablissement des comptes annuels et du rapport de gestion portant sur lexercice au cours duquel le conflit dintérêts sest produit.
La non-déclaration dun conflit dintérêts est passible des sanctions habituelles prévues par le droit des sociétés qui visent à protéger les intérêts de la société, des créanciers et des actionnaires. Cela signifie que toute personne intéressée peut réclamer la nullité des décisions ou opérations qui ont été prises ou réalisées en contradiction avec les règles susmentionnées. Les administrateurs peuvent en outre être tenus pour responsables solidairement.