Si un administrateur de société a un intérêt patrimonial opposé à celui de la société, il doit le déclarer correctement et en temps utile. Comment doit-il procéder ?
Le terme « conflit d’intérêts » en droit des sociétés renvoie à la situation où un membre de l’organe d’administration d’une société a un intérêt direct ou indirect de nature patrimoniale qui est opposé à l’intérêt de la société. Le Code des sociétés et des associations (CSA) contient des règles explicites concernant ce qu’il y a lieu de faire dans ce cas précis.
Lorsqu’un ou plusieurs administrateurs ont un conflit d’intérêts, la décision pour la société doit être prise par les autres administrateurs qui ne sont pas en situation de conflit d’intérêts. Si l’organe d’administration est un organe collégial, l’administrateur qui est en situation de conflit d’intérêts ne peut pas participer aux délibérations ni à la prise de décisions. L’administrateur concerné doit lui-même informer l’organe d’administration, et ce avant qu’il prenne une décision. Sa déclaration et ses explications sur la nature de cet intérêt opposé doivent figurer dans le procès-verbal de la réunion de l’organe d’administration.
Lorsque tous les administrateurs ont un conflit d’intérêts, la décision doit être prise par l’assemblée générale.
Lorsqu’il n’y a qu’un administrateur, il doit également soumettre la décision à l’assemblée générale.
Lorsque l’administrateur et l’actionnaire sont une seule et même personne, cette personne est autorisée à prendre la décision.
Il existe toutefois quelques exceptions à ces règles, comme pour les opérations entre entreprises liées ou pour les opérations habituelles conclues aux conditions au marché.
Lorsqu’un conflit d’intérêts se produit, la partie autorisée à prendre la décision – c’est-à-dire les administrateurs qui ne se trouvent pas en situation de conflit d’intérêts, l’assemblée générale ou l’administrateur lui-même – doit établir un rapport sur la nature de la décision ou opération. Cela se fait via le procès-verbal de l’assemblée ou via un rapport spécial.
Le rapport doit également contenir les conséquences patrimoniales de la décision ou opération ainsi qu’une justification de la décision prise.
S’il s’agit d’une situation où l’administrateur unique est également l’actionnaire unique, le rapport doit en outre contenir le contrat conclu entre l’administrateur et la société.
La partie concernée du procès-verbal ou le rapport spécial doit en principe figurer dans son intégralité dans le rapport de gestion, mais il suffit de faire mention du conflit d’intérêts dans le rapport de gestion et de renvoyer au procès-verbal ou au rapport spécial qui est alors joint dans son intégralité en annexe.
Les petites sociétés qui ne sont pas obligées de reprendre un rapport de gestion dans leurs comptes annuels doivent établir une pièce distincte qui est déposée en même temps que les comptes annuels. Cette pièce contient également le texte intégral du procès-verbal ou du rapport spécial.
Si la société a nommé un commissaire, le procès-verbal doit lui être communiqué et il doit évaluer dans une section séparée les conséquences patrimoniales pour la société des décisions de l’organe d’administration ou de l’assemblée générale.
Le rapport de gestion est le document dans lequel l’organe d’administration rend compte de sa politique. Il contient :
un exposé fidèle sur l’évolution et les résultats des activités et sur la situation de la société ;
une description des principaux risques et incertitudes auxquels la société est confrontée ;
des indications sur les circonstances susceptibles d’avoir une influence notable sur le développement de la société, pour autant qu’elles ne soient pas de nature à porter gravement préjudice à la société ;
des indications relatives aux activités en matière de recherche et de développement ;
etc.
Le rapport de gestion doit également contenir des données sur les événements importants survenus après la clôture de l’exercice. Si un conflit d’intérêts se produit entre la date de clôture de l’exercice et la date de l’assemblée générale, ce conflit d’intérêts doit être mentionné dans les premiers comptes annuels suivants. Il ne faut donc pas attendre jusqu’à l’établissement des comptes annuels et du rapport de gestion portant sur l’exercice au cours duquel le conflit d’intérêts s’est produit.
La non-déclaration d’un conflit d’intérêts est passible des sanctions habituelles prévues par le droit des sociétés qui visent à protéger les intérêts de la société, des créanciers et des actionnaires. Cela signifie que toute personne intéressée peut réclamer la nullité des décisions ou opérations qui ont été prises ou réalisées en contradiction avec les règles susmentionnées. Les administrateurs peuvent en outre être tenus pour responsables solidairement.
